Turhat kokoukset syövät rutkasti työpanosta

Tunnin tai kahden palaveri tuntuu pieneltä ”haitalta” kesken työpäivän, mutta entäpä jos sen suhteuttaa vuotuiseen työaikaan? Entä kuinka paljon työpanosta rokottaa parin päivän kuumeflunssa?

Omalta osallani työaikoja on helppo laskea päässä. Olen siviiliammatiltani opettaja, ja työaikani on 1600 tuntia vuodessa. Karkeasti laskettuna tämä tarkoittaa, että töitä tehdään neljäkymmentä neljänkymmenen tunnin viikkoa. Päivittäisenä työaikana tämä tarkoittaa kahdeksaa tuntia. On helppo laskea päässä, että parin päivän poissaolo rokottaa jo yhden prosentin vuosittaisesta työpanoksesta. Siis jo, eikä vain. Yksi prosentti on paljon, koska tehtäviä asiakokonaisuuksia on kymmeniä. Prosentin hukka tarkoittaa, että jokin mielekäs juttu jää tekemättä.

Normaalissa kuukausipalkkatyössä työpäivien määrä vaihtelee hieman, tänä vuonna se on 253. Tästä pitää vähentää lomat. Lomia on tavallisesti 2,5*12=30 päivää mikä tarkoittaa 25 työpäivää (joka kuudes lomapäivä on lauantai). Työpäiviä on tänä vuonna siis 228 ja tavallisin työaika lienee 7,5 tuntia päivässä, joten töitä tehdään vuodessa 228*7,5=1710 tuntia. Tämä ei ole helppo tasaluku päässälaskua ajatellen, mutta normaalissa työssä päästään samoihin hukkaprosentteihin kuin tuon 1600 tunnin kanssa.

Suunnilleen sama 1 % menee hukkaan, jos istuu esimerkiksi kuudessa puolentoistatunnin turhassa palaverissa. Absoluuttisena aikana kokoukset kuluttavat 9 tuntia, mutta kun lasketaan (sopivalla hihavakiolla 🙂 kokoukseen siirtyminen, tulevan ja menneen kokouksen ajattelemisen aiheuttama kognitiivinen kuorma sekä työnteon katkeamisen aiheuttama haitta, ollaan hyvin nopeasti 16 tunnissa eli yhdessä prosentissa koko vuoden työpanoksesta.

Kuinka sitten minimoidaan turhien palaverien aiheuttama haitta? Oman kokemukseni mukaan palaverista tekee turhan:

  • liian suuri osanottajamäärä (yli viisi ihmistä?)
  • liian pitkä kesto.

Valitettavan usein kokoukselle varataan tunti, vaikka asiat olisivat käsiteltävissä vartissa. Ja monesti kokoukseen kutsutaan ”varmuuden vuoksi” ihmisiä, joilla olisi parempaa tekemistä muualla. Kannustan pitämään rohkeasti hyvin valmisteltuja lyhyitä kokouksia, joihin kutsutaan vain ne ihmiset, jotka sinne todella tarvitaan.

– Vesa Linja-aho

This entry was posted in Uncategorized and tagged , , . Bookmark the permalink.

2 vastausta artikkeliin: Turhat kokoukset syövät rutkasti työpanosta

  1. Hyvä käytännön tapa on käyttää Nicole Steinbokin kehittämää 22 minuutin kokousmallia. http://www.22minutemeeting.info

  2. Kokoustamisen kustannuksia voi laskea karrikoidusti myös näin: http://tobytripp.github.com/meeting-ticker/

    Laskuri näyttää harvinaisen pahalta kun paikalla on useita asiantuntijatason henkilöitä ja työntekijän tuntihintana käytetään vaikkapa asiakkaalta laskutettavaa tuntihintaa.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s