Työtiimin projektinhallintatyökalut yhtenäistetty

Virtuaalisen työtiimin ja meneillään olevien projektien monimuotoisuuden vuoksi olemme Silverbankissa käyttäneet suhteellisen montaa erilaista ja toisiaan tukevia platformia projektien suunnitteluun, hallintaan ja dokumentointiin. Relevantteja dokumentteja jaetaan työtiimin kesken Googledocsissa, Silverbankin sisäinen wiki on toiminut tietopankkina, jonne dokumentointi ja aikataulutus on viime kädessä lyöty lukkoon, ja työtiimin muodostamaa Facebook-ryhmää on käytetty uusien ideoiden brainstormaamiseen ja muuhun toimintaan – näin muutamia käyttämiämme työkaluja mainitakseni.

Työkalujen suuri määrä on kuitenkin jonkin verran hidastanut ja vaikeuttanut yrityksen sisäistä viestintää. Jokainen ei välttämättä ehdi tarkistaa kaikkia käytettyjä työkaluja päivitysten osalta riittävän usein ja sen vuoksi joitain tarpeellista informaatiota on saattanut jäädä rekisteröimättä, kun se on peittynyt uudemman informaation päälle.

Siirryimme viime viikolla käyttämän 37 Signalsin (tunnettu mm. blogissamme ahkerasti siteeraamastamme Rework-kirjastaan) tekemää Basecamp-projektinhallintaohjelmistoa. Muutaman päivän jälkeen käyttökokemukset ovat olleet erittäin positiivisia – vihdoin kaikki tieto löytyy samasta paikasta ja on jäsennetty järkevällä tavalla esimerkiksi päivitysten huomioimiseksi. Lisäksi mm. to do -listat muistuttavat jatkuvasti niistä pienistä, tekemättömistä asioista, jotka muodostavat isompia asiakokonaisuuksia. Näin vähäpätöisimmätkään asiat eivät jää huomaamatta ja tekemättä. 🙂

P.S. Näkyvin muutos teille lukijoille muutoksesta on se, että riittävän tietoteknisen osaamisen omaava työtiimiläinen huomasi Basecampin to do -listalta muuttaa tämän blogin hakukentän ja tilauskentän tekstin värin valkoisesta mustaksi. Kiitos, Vesa! 🙂

This entry was posted in Operaatiot and tagged , , , . Bookmark the permalink.

4 vastausta artikkeliin: Työtiimin projektinhallintatyökalut yhtenäistetty

  1. Tähän asti tilanteemme on ollut hyvä muttei toivoton. Mutta katsokaapa tätä, joka vilahti Twitterfeedissä juuri:

    ”#igf10 #ws106 A university in Canada’s audit found they were running 46 separate email systems. Consolidation would save money & carbon.” (@sgdickinson via JoonasD6)

    Sosiaalisen median asiantuntijat eivät tietenkään edes käytä sähköpostia, mutta ulkopuolisessa maailmassa se on edelleen laajalti käytössä kuten ylläolevastakin näkyy…

    Silverbankilla Basecampin käyttöönottoa seuranneena muutamana päivänä sähköpostin määrä on minulla lisääntynyt, mutta kyseessä on Basecampin muistutusviestit, joita joko tiettyyn projektiin, taskiin tai keskusteluun osallistuva voi tilata itselleen, tai sitten nakin tai kommentin lähettäjä voi listasta klikata ne, joille viesti lähetetään erityisenä muistutuksena. Kun toimintatapamme kehittyvät, muistutusten tarve pienenee. Esimerkiksi minulle niitä on yleensä tarpeeton lähettää, koska tarkastan mailit vain kerran päivässä, mutta roikun Basecampissa koko ajan, koska siitä on tullut päätyökaluni 🙂

    Kaikki työnsä oikein organisoivat huomio: mitä softakomboja teillä käytetään?

  2. Tuo sähköpostimuistutustyökalu on Basecampin tärkeimpiä ominaisuuksia. Kukaan ei viitsi käydä jossain mikälie-järjestelmässä kommentoimassa juttuja, mutta kun uudesta lisätystä nakista saa sähköpostihuomautuksen, se tulee luettua.

    Kätevintä on myös, että nakin lisääjä saa helposti valita, keille kaikille viesti lähtee -> ei spämmiä vaan viestit vain niille, keitä asia koskee.

  3. Laita Vesa se Silverbankin logo pois profiilikuvastasi.. Tuntuu vaikealta väittää koko firman ”auktoriteettia” vastaan kun kommentoi 🙂

    Joo mäkin laitan esimerkiksi sinulle ne muistutukset, koska ei voi luottaa että muutakaan kautta saisi kiinni kuin mailitse. Minä taasen Silverbankin aktiivisimpana henkilönä pystyn käyttämään 2/3 työajastani sen hommissa, jolloin muistutukset on turhia. Samoin jos tietäisin että joku lukee mailinsa kerran viikossa, en viitsisi laittaa muistutuksia, koska kyseinen kaveri ei välttämättä lue niitä kuitenkaan. Silloin pyydystäisin puhelimella.

    Selvä vahvuus meillä on se, että käyttämämme työkalut sallivat erilaisten työntekotapojen käytön, koska ihmisten on jo tässä iässä vaikea omaksua uusia tapoja ja tuottavuus jäisi pakotettuna huonoksi.

  4. ”Laita Vesa se Silverbankin logo pois profiilikuvastasi..”

    WTF, miten se sinne tuollaisen lykkäsi?

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s